Une entreprise, quel que soit sa taille a tout intérêt à définir une politique d’impression. L’enjeu est de garder la maîtrise de sa consommation de papier, toner et d’énergie. C’est aussi une garantie de la sécurité des données, d’améliorer la productivité des équipes tout en facilitant la mobilité, sans oublier l’impact environnemental.
A quoi peut donc bien servir une politique d’impression ? Elle contribue à réduire les coûts et permet de gagner en agilité et de renforcer la sécurité des documents. Elle sensibilise tous les collaborateurs à des pratiques plus responsables. Voici donc les principaux avantages induits par la mise en œuvre d’une politique d’impression.
Réduction des coûts
Les entreprises ayant recours à des services managés sont plus motivées et plus avancées dans les processus « zéro papier » : 72% d’entre elles ont déjà opté pour des flux 100% numériques.
Les coûts d’impression représentent jusqu’à 3% du budget global de l’entreprise. Or, 40% des PME interrogées disent avoir constaté une augmentation de leurs dépenses d’impression ces dernières années notamment à cause de l’augmentation des volumes d’impression couleur.
En mettant en place des règles d’impression adaptées aux matériels et aux usages, l’entreprise va assurer un retour sur investissement rapide et mesurable. Des quotas d’impression peuvent être mis en place. Ils permettent de réduire considérablement les coûts
Préservation de la confidentialité et la sécurité des documents imprimés
Une politique d’impression présente de plus l’avantage de préserver la confidentialité et la sécurité des documents imprimés. Selon un récent sondage, 26% des salariés français déclarent avoir trouvé des documents confidentiels à la sortie des imprimantes.
Or, il existe des solutions faciles à mettre en œuvre pour éviter ce type d’erreurs. L’utilisateur lance l’impression et doit pour récupérer ses documents, se présenter devant l’imprimante muni d’un badge ou il doit composer un code confidentiel sur son pavé de commande. Ainsi, les documents confidentiels ne sont plus laissés sur les points d’impression à la vue de tous et seuls ceux vraiment importants sont finalement confirmés et imprimés.
En moyenne, on compte 12 000 pages imprimées par an et par employé dans les entreprises. L’impression reste une fonction clé : 77% des PME en France disent que les systèmes d’impression ont un rôle critique en cas de rupture de service.
Mettre en place une politique d’impression optimisée va permettre d’accroitre la productivité de l’ensemble des collaborateurs, à savoir administrateurs ou utilisateurs.
Pour l’administrateur, le déploiement et la mise à jour de la politique d’impression sont centralisés. Pour les utilisateurs, le temps d’impression est optimisé, grâce à la redirection des travaux d’impression vers les matériels les plus adaptés. Cependant, dans le cas de coupure du réseau sur des sites distants, les collaborateurs vont libérer leurs impressions sur l’imprimante de leur choix.
Stimulation de la mobilité des équipes
16,7% de la population active en France travaille au minimum une journée par semaine hors du bureau et plus de 25% des français actifs disposent d’un smartphone fourni par leur entreprise. De plus plusieurs technologies mobiles vont être utilisées de plusieurs manières, au sein d’une même entreprise. De ce fait, les collaborateurs vont facilement imprimer leurs documents depuis leur matériel et applications mobiles.
Impression plus responsable
38% des collaborateurs impriment tous leurs e-mails et 25% des documents imprimés sont jetés 5 minutes après leur lecture. Pour remédier à ce gaspillage, le suivi et le contrôle des impressions vont sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques. Une politique d’impression incite à des comportements plus responsables. Concrètement, cela permet de réduire la consommation de papier, de toner et d’énergie due aux impressions « orphelines »
Pilotage et analyse de l’impact de la politique d’impression
70% des entreprises n’utilisent pas d’outil de contrôle des impressions et 3% des PME seulement se disent satisfaites de la visibilité qu’elles ont sur leurs coûts d’impression. Or, il existe des solutions de pilotage et d’optimisation de la politique d’impression, elles garantissent le contrôle du budget et l’application des bonnes pratiques.
Le fait de disposer d’indicateurs fiables, de pouvoir analyser les données recueillies, connaître plus précisément les usages des utilisateurs, ce sont là les leviers indispensables pour obtenir un retour sur investissement rapide.
Des solutions d’accompagnement aux services managés
De plus en plus, il est possible de voir apparaître des services d’accompagnement, prodigués par des spécialistes, pour la mise en place de politique d’impression efficace jusqu’à la délégation et l’infogérance :
- Conseil d’experts et méthodologie pour la mise en œuvre de la nouvelle politique : état des lieux, audit et préconisation pour la gestion du parc, le suivi, la formation et l’amélioration continue jusqu’à la possibilité d’une délégation partielle ou globale du service ;
- gestion en mode projet avec une équipe dédiée pilotée par le prestataire ;
- Engagement de résultats.
Processus de dématérialisation
Au-delà de l’impression, il faut également prendre en compte le partage des documents. Il est possible d’optimiser les processus et les flux documentaires existants. Diverses initiatives sont envisageables :
être accompagné par le prestataire dans une approche de dématérialisation des documents;
améliorer le processus documentaire;
optimiser le plan de classement existant;
établir le cahier des charges d’un outil de gestion documentaire.
Pour l’entreprise, les retombées sont multiples : de telles initiatives permettent d’optimiser la recherche, le partage et la circulation des documents en interne et en externe. Il s’agit aussi d’organiser l’archivage des documents sensibles.
Enfin, une politique d’impression implique nécessairement des actions de communication interne, où les mesures prises seront récapitulées, telles que :
- Les bonnes pratiques et la nécessité de sécuriser certains process et de protéger la confidentialité. La communication incite à la responsabilisation, et invoque la défense de l’environnement, la chasse aux gaspis, etc;
- Chaque poste de travail peut être paramétré par défaut pour que l’impression soit en noir & blanc, en recto/verso;
- Des règles d’impression sont définies par département et/ou par profil utilisateur, mais en tenant compte des métiers des uns et des autres, ou de certaines missions (communications extérieures, marketing, par exemple);
- Un dispositif logiciel permet d’imprimer sur le ou les équipements les moins sollicités et les mieux adaptés à la nature du document
- les impressions sont sécurisées. L’impression peut être lancée en interne ou à distance, en sélectionnant votre imprimante. L’impression nécessite un badge ou un code personnel; les versions de tests, sources de gaspillage fréquent, peuvent ainsi être annulées au dernier moment, dans la file d’attente.
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