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Cinq avantages d’incorporer un système de gestion de documents

Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à plus de défis que jamais dans le passé. Et avec l’impact massif de la technologie sur à peu près tous les aspects du commerce moderne, les entreprises et les organisations de presque tous les secteurs d’activité ont du mal à faire progresser leur journée de travail de façon prééminente.

Le code du travail inclut le document unique d’évaluation des risques professionnels.
Le remplissage du document unique d’évaluation des risques professionnels est obligatoire en France depuis le 5 novembre 2001.

Objectif du document

L’inventaire des dangers est effectué par l’employeur ou son représentant, dans chaque unité de travail de l’entreprise en observant les tâches (le travail réel), en écoutant les opinions des employés, etc.

Il est utile d’organiser des réunions de petits groupes de travail dans chaque unité de travail pour identifier les situations dangereuses, et aussi analyser les accidents du travail pour identifier les situations dangereuses.

Objectif du document unique :

  • améliorer la santé au travail, en réduisant les accidents du travail et les maladies professionnelles.

L’employeur évalue les risques professionnels
L’employeur est responsable de l’évaluation des risques, il doit évaluer :

  • la gravité de chaque danger,
  • la probabilité qu’il se produise,
  • afin d’identifier les risques majeurs et de définir le plan prioritaire pour les prévenir

Le remplissage du document unique pour l’évaluation des risques professionnels :

  • Seuls les risques professionnels réellement observés dans l’entreprise doivent être consignés dans le document unique.
  • Le document peut être écrit sur papier ou sur un document électronique.

La mise à jour de ce document unique doit avoir lieu au moins une fois par an ou en cas de modification des processus de travail.

Le document unique doit être mis à la disposition :

  • des travailleurs,
  • des membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail,
  • des représentants du personnel,
  • du médecin du travail,
  • de l’inspecteur du travail,
  • des membres d’autres organismes de prévention des risques professionnels (selon le Code du travail article L. 4643-1),
  • de l’inspecteur de radioprotection (conformément aux articles L. 1333-17 et L. 1333-18 du Code de la santé publique)

L’un des effets généralisés de la technologie moderne sur les opérations commerciales est la disparition des documents papier en raison de l’adoption d’un logiciel de gestion documentaire au sein de votre entreprise.

Le papier est un gaspillage, coûteux et loin d’être sûr, et n’a qu’une toute petite place dans l’avenir des affaires. Bien que certaines entreprises pensent toujours qu’elles n’ont pas besoin de s’éloigner du papier, l’intégration de cette pratique n’a jamais été aussi vitale.

Savoir comment passer des documents papier aux documents numériques peut s’avérer difficile et il ne semble pas y avoir de meilleur moyen de faire décoller les choses que d’intégrer un logiciel de document unique.

logiciel document unique

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Le terme “système de gestion de documents” désigne un logiciel qui vous permet de suivre et de stocker des documents électroniques.

C’est la fonction la plus fondamentale de n’importe quel système de gestion de documents, ceux qui sont conçus avec la fonctionnalité à l’esprit viennent avec une série de caractéristiques.

Dans ce billet, nous discuterons des 5 principaux avantages des systèmes de gestion documentaire, notamment :

  • Espace de stockage réduit
  • Sécurité renforcée
  • Amélioration de la conformité réglementaire
  • Récupération plus facile
  • Meilleure collaboration

Capacité de stockage réduite

Comme les coûts de l’immobilier commercial augmentent, il en va de même pour les dépenses liées à l’entreposage des documents papier. Une solution logicielle de gestion de documents peut réduire le besoin de boîtes, d’armoires à dossiers et de bacs de rangement, ce qui constitue un atout inestimable pour toute entreprise et libère de l’espace de bureau.

Les documents qui doivent être stockés sous forme de copies papier peuvent souvent être stockés dans des endroits moins coûteux, tels qu’un coffre-fort ou un entrepôt hors site.

 Sécurité renforcée

La sécurité des documents est essentielle pour diverses entreprises.

Amélioration de la conformité réglementaire

Les besoins de conformité pour certains documents peuvent être très composites. La non-conformité peut entraîner la révocation de permis, des amendes et, dans certains cas, une responsabilité criminelle.

Ainsi, pour tomber dans un tel danger, les documents ne peuvent pas être programmés, et peuvent être automatisés davantage, et les nouveaux documents peuvent être plus facilement stockés et classifiés.

Récupération plus facile

Récupérer et rechercher des documents peut prendre énormément de temps – et comme nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent. Une résolution de gestion documentaire, spécifique à votre entreprise, peut être un outil puissant et rapide.

Conclusion

Les avantages et les caractéristiques qui accompagnent l’exécution d’un système de gestion documentaire bien conçu peuvent influencer tous les éléments d’une organisation, et les éviter à l’heure de la concurrence élevée, mais c’est faire preuve d’irresponsabilité.

Ainsi, gardez le papier de côté – il est temps de faire passer votre entreprise à un niveau supérieur.

Andréa Lize

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